Članci

Razvoj ima svoje različite oblike. Ako i čujemo i pročitamo i isprobamo, veća je verovatnoća da znanje postane veština.

Članci

Razvoj ima svoje različite oblike. Ako i čujemo i pročitamo i isprobamo, veća je verovatnoća da znanje postane veština.

Članci

Razvoj ima svoje različite oblike. Ako i čujemo i pročitamo i isprobamo, veća je verovatnoća da znanje postane veština.

Članci

Razvoj ima svoje različite oblike. Ako i čujemo i pročitamo i isprobamo, veća je verovatnoća da znanje postane veština.

 „Mesto koje zaslužuju opisi poslova u kompaniji“ Pavić, M. | Magazin Profit |Avgust

 Članak je objavljen u časopisu "Magazin Profit" u avgustu 2012. godine.

Ne samo osobe iz Ljudskih resursa već i svaki menadžer bi morao da ima: svest o značaju opisa posla, znanje o načinu kreiranja opisa posla i tendenciju da svoji i opis posla svojih zaposlenih koriste u sopstvenom radu i u rukovođenju. Da li je to u vašoj kompaniji tako?

Svrha sistematizacije radnih mesta

Iako neke firme kreiraju sistematizaciju radnih mesta zato što zakon nalaže, postoje i one kojima je jasna svrha postojanja opisa poslova i specifikacija izvršioca. To je upravo efektivnost. Zahvaljujući dobro urađenom opisu posla i nadređeni i sam zaposleni znaju šta je tačno posao osobe koja je na toj poziciji, pa nije problem ni razgraničiti čija je neka dužnost, kao i kakva je veza u procesu rada između zaposlenih tj. određenih radnih pozicija. Dobar opis posla predstavlja zaposlenom i nadređenom sredstvo za (samo)procenu učinka, kao i procenu oblasti za razvoj.

Potencijalni problemi u vezi sa opisom posla

Još se jasnije vidi značaj opisa poslova kada ga nema. Tada su zaposleni konfuzni jer nemaju jasnu sliku ko šta među njima treba da preuzme na sebe ili anksiozni ne znajući da li rade upravo ono što kompanija od njih očekuje. Menadžeri su ljuti i razočarani jer imaju utisak da zaposleni neće ili nisu u stanju da rade ono što se od njih očekuje ili barem frustrirani što moraju po ko zna koji put da zadaju zadatke koji bi već trebalo da se podrazumevaju itd.

Postoji i druga opcija, da opisi poslova postoje ali da su loši: dužnosti su uopštene i nejasne, ne zna se kada treba da se obavljaju, nisu iscrpljene sve ključne dužnosti, u opisu su netačne ili zastarele dužnosti...

S obzirom da opis posla treba da bude dogovoren između nadređenog, podređenog i nosioca projekta, nekad se dešava da je opis posla pisala samo jedna strana, tj. da je nedovoljno objektivan pa se druga strana ne slaže s tim ili pak da ga je samostalno pisala osoba koja nema veze sa tim poslom (konsultant, HR...).

Sve u svemu, najgore je kada on postoji, pa čak i dobro napisan, ali ga niko ne koristi.

Veza opisa poslova sa drugim dokumentima i sistemima u kompaniji

Da bi opis posla bio smislen i funkcionalan osigurajte da postoji jasna veza sa:

strateškim planom kompanije: Strateški plan određuje poslovanje kompanije, samim tim i zaposlenih na svim nivoima i u svim sektorima. Ako se opis posla ne ažurira u skladu sa strateškim planom postoji veliki rizik da će svi nastaviti da rade kako se ranije radilo i neće doći do ostvarenja strateških ciljeva. Postoji i druga bojazan – da će na zaposlene biti spušteni strateški ciljevi usmeno, a da će opisi poslova ostati „mrtvo slovo na papiru“. Opisi poslova koji nisu aktuelni su nepotrebni trošak, odnosno višak, koji nijedna kompanija ne bi smela da priušti sebi.

strateškim planiranjem ljudskih resursa: Na osnovu strateškog plana i trenutnog stanja definiše se potreba za radnim mestima i pravi se akcioni plan za ostvarenje tih ciljeva: kroz interno premeštanje, zapošljavanje, razvijanje ili otpuštanje zaposlenih. Opisi poslova predstavljaju bitno sredstvo u tom procesu.

svrhom radnog mesta (ulogom): Da bi neka kompanija uspešno funkcionisala potrebne su joj sve karike u lancu. Svaka karika nosi svoju ulogu i svoj deo procesa. Svako radno mesto u kompaniji mora da ima kristalno jasnu ulogu, svrhu postojanja u toj kompaniji (što je sastavni deo svakog opisa posla).

organizacionom strukturom:  Svako radno mesto mora da ima jasnu vezu sa drugim radnim mestima, odnosno uloge ne smeju da se preklapaju, ali treba da su povezane. Te relacije treba da budu jasne – i u pogledu funkcije (sektor i odeljenje) i u pogledu hijerarhije (rukovodeći i specijalistički nivo) i u pogledu teritorije (regija). Opis posla pomaže da u pogledu tih relacija ne postoje preklapanja ili jazovi u smislu dužnosti koje ne pokriva nijedna pozicija.

regrutacijom i selekcijom: Isplanirana radna mesta traže opis posla sa kojim će se uklapati kandidati i na taj način procenjivati u kojoj meri odgovaraju potrebama kompanije.

razvojem karijere: Sam opis posla može da sadrži mogućnosti za dalje napredovanje ili pomeranje unutar kompanije sa date pozicije.

treningom i razvojem: Procena potreba za razvojem treba da bude bazirana na opisu posla (očekivanim dužnostima i potrebnim kompetencama) i ciljevima. Iz razvojnih ciljeva svih zaposlenih proističe razvojni plan kompanije (koji se odvija bilo kroz treninge, bilo kroz direktan razvoj od strane nadređenog, mentora ili kouča). Takođe strateški razvojni ciljevi za kompaniju treba da budu spušteni na razvojne ciljeve radnog mesta. 

upravljanjem učinkom: Postavljanje ciljeva, postavljanje standarda i normi rada, kriterijumi evaluacije (ključne tačke i način evaluacije) – mogu da budu sastavni deo opisa posla (ili će dokument sa ciljevima biti nezavisan). U svakom slučaju između ciljeva i dužnosti/odgovornosti treba da postoji jasna  veza. Osim toga praćenje i procena zaposlenog može da bude zasnovana i na praćenju obavljanja dužnosti.

sistemom naknada i benefita: Moguće je određivanje visine i vrste zarade i benefita na osnovu pozicije, dužnosti, odgovornosti, ciljeva, nivoa razvijenosti veština, kvalifikacija.

bezbednošću i zdravljem na radu: Sam opis posla može da sadrži informacije o utvrđenim hazardima na radu i proceni rizika, kao i neophodnoj zaštitnoj opremi i alatima.

nediskriminacijom: Opis posla bi trebalo da upućuje na to ko može da obavlja određeni posao i da se time spreči diskriminacija pri zapošljavanju.

zakonskim propisima vezanim za rad: Bitno je utvrditi elemente rada koji podležu posebnim zakonskim propisima i povezati ih sa opisima posla.

Odluke koje treba razmotriti pre pisanja opisa poslova

Pre nego što se krene u analizu poslova i samo kreiranje opisa, kompanija tj. onaj ko je odgovoran za ovaj projekat treba da iskristališe neke odgovore. Prva grupa pitanja se tiču svrhe opisa poslova i same organizacije projekta, pa je bitno da vam bude jasno zašto pokrećete ovaj projekat, ko će i do kada biti angažovan na njemu, i možda najbitnije, kako ćete koristiti opise poslova. Nije loše razmisliti već sada kako ćete znati da ste dobro odradili projekat, kao i kada će biti ponovno revidiranje opisa.

Zatim, treba razmišljati o prirodi opisa poslova, kao na primer, hoće li opisi posla biti depersonalizovani ili će imati segmente koji se odnose na konkretnu osobu na toj poziciji. Nadalje, koje sve vrste podataka će činiti opis posla i hoće li fokus biti na aktuelnim dužnostima ili na budućnosti? Sve je prisutniji trend prema kome se koristi opis posla da razgraniči uspešne od manje uspešnih radnika. Hoće li i vaši opisi poslova davati tu informaciju?

Treba razmisliti unapred i o analizi posla: koji izvori i metode biti korišćeni za analzu posla? Kakva će biti procedura kreiranja analize i opisa posla, tj. celog procesa? Hoće li se koristiti obrasci, uputstva, pitanja i kako će se postići objektivnost?

Na kraju treba odlučiti i kako će se uključiti zaposleni tako da zaista doživljavaju opis posla kao svoj. Ovakva priprema može umnogome da uveća efikasnost pisanja i kvalitet samih opisa.

U sledećem članku moći ćete da pročitate o tome kako se kreira opis posla.

II deo

KREIRANJE OPISA POSLOVA

Dobar opis posla 

U prošlom broju je pisano o tome koje mesto opisi poslova treba da zauzimaju u sistemu, sa čime su sve u vezi i koja je njihova svrha. Tada je naznačeno šta je to loš opis posla. Ako želite da na kraju procesa ocenite opise poslova kao kvalitetne, tokom pisanja treba da vodite računa da oni sadrže činjenične informacije, da su napisani tako da onaj ko čita može lako da razume posao na toj poziciji i na osnovu njega evaluira rad osobe na toj poziciji. Samim tim bi trebalo da bude osnov za regrutaciju i selekciju novog zaposlenog na to radno mesto, kao i uvođenje u posao, zatim  osnov za kreiranje razvoja karijere u kompaniji i definisanje sistema nagrađivanja. Zbog svega toga tokom pisanja opisa posla treba gledati na pozicijiu, a ne na konkretne zaposlene na tim poslovima!

Kako početi analizu posla:

 

 Nabavite bilo kakva postojeća dokumenta, informacije, radne procese, organizacione šeme ili opise poslova iz kojih možete da crpite podatke za kreiranje analize posla.

 Napišite šta vi, kao nadređeni, mislite da je opis posla određene pozicije.

 Razgovarajte sa zaposlenim na toj poziciji i nekim ko dobro poznaje taj posao. Precizno im objasnite svrhu razgovora i pravljenja opisa posla, da ne bi pogrešno pretpostavili da se radi o nekakvoj evaluaciji. Na intervjuu koristite pitanja koja ste prethodno pripremili za svaki segment opisa posla. Zadajte im, pre tog intervjua, da se pripreme tako što će i sami već zapisati određene stvari ili samo razmisliti o tome. Kada razgovarate sa zaposlenima imate opciju da razgovarate:

  1. sa svima koji su na istoj poziciji u isto vreme
  2. sa svima pojedinačno
  3. samo sa najboljim radnikom/cima

 Možete i posmatrati najbolje radnike u toku posla ili im tražiti da u određenom periodu beleže sve svoje dužnosti koje obavljaju tokom dana, nedelje, meseca, kako bi dopunili opis posla.

 

Od čega se sastoji opis posla:

 

  1. Opšte informacije

Ova celina je čisto administrativna, a informacije koje je čine su:

- naziv posla

- organizaciona celina

- naziv pozicije neposrednog rukovodioca

- ko i kada je kreirao opis posla

- ko i kada ga je odobrio (kada je počeo da se primenjuje)

  1. Svrha posla

Pokušajte da formulišete glavne ciljeve posla, u ne više od dve rečenice. Izjava o svrsi treba da sumira posao – ona ne treba da izlista kako se postiže!

Obratite pažnju na činjenicu da izjava o svrsi posla ima poseban stil izražavanja: RADI NEŠTO… (glagol-i), ZA NEŠTO/NEKOGA…  (objekt-i), DA POSTIGNE NEŠTO… (krajnji rezultat).                                

Od  suštinskog  je  značaja  uključiti krajnji rezultat pošto je ovo deo izjave o svrsi,  koji  nam omogućava da razumemo opšti doprinos pozicije organizaciji. Možda će biti korisnije da napišete Svrhu posla pošto završite Ključne oblasti rezultata.

  1. Ključne oblasti učinka (rezultata) – odgovornosti i dužnosti

Nemojte praviti listu zadataka, već listu osnovnih odgovornosti.

Uvek koristite sledeći format: AKTIVNOST - uraditi nešto (npr. organizovati, motivisati, razviti), OBJEKAT AKTIVNOSTI – kome/čemu (npr. članove tima) i KRAJNJI REZULTAT – zašto (npr. da bi rezultati time bili u skladu sa dogovorenim tehničkim standardima i kvalitetom).

Redosled u listanju dužnosti i zadataka može da bude prema: učestalosti - npr. grupisane svakodnevne, nedeljne, mesečne, periodične dužnosti i zadaci (preporučuje se ovaj sistem), redosledu izvedbe dužnosti, značaju, trajanju (vremenu utrošenom na zadatak) ili grupisani prema srodnosti sa drugim zadacima.

  1. Kvantitativni podaci

Razumevanju posla pomaže da imate neke količine, činjenice i cifre koje su u vezi sa poslom, kao na primer budžet organizacione celine ili cilj prodaje, broj projekata kojima se upravlja, obim proizvodnje. Ipak, najbitnije kvantifikovanje se tiče određivanja normi uspešnosti, odnosno standarda postignuća.

  1. Uslovi, sredstva za rad, materijali ili podaci

Pod ovim se misli na: kontekst rada (geografska lokacija, napolju/unutra, postrojenja/magacin, kancelarija, pod zemljom, na visini, u vozilu), osnovne fizičke uslove (temperatura, buka, osvetljenje, vibracije, higijena, prašina, ventilacija, vlaga, mirisi...), fizičke zahteve (puzanje, guranje, podizanje, penjanje, hodanje, vožnja, koridinisanje oka, noge i ruke...), osnovne socijalne uslove (npr. interni i eksterni kontakti, okruženost ljudima...), raspored rada (smene) i sredstva rada (mašine, alati, oprema; koncepti i metodologija; materijali sa kojima se radi ili podaci).

  1. Organizaciona struktura i kontakti/komunikacija

Ukazuje na mesto pozicije u organizacionoj šemi celine, a uključuje:

  1. poziciju kojoj radno mesto odgovara,
  2. broj direktno podređenih i pozicije
  3. broj indirektno podređenih po svakom direktno podređenom (samo broj za svaku poziciju direktno podređenog)

U dokument se postavlja deo organizacione šeme.

Takođe se naglašava ko su interni i eksterni klijenti ili saradnici, od koga se primaju nalozi, od koga se primaju izveštaji i kome se daju, ključni kontakti i slično.

  1. Ključne odluke i ingerencije - autoritet

Ovde navedite glavne odluke koje donosi sam zaposleni (iako može tražiti savet), tj. one za koje se zaposleni na datoj poziciji smatra odgovornim. Takođe ukažite na odluke za koje zaposleni   na  datoj   poziciji   nije   samostalno   odgovoran,   ali   na  koje  ima   značajan   uticaj.

  1. Ključni izazovi i bezbednosni rizici

U ovom delu sumirajte nekoliko stvari koje vidite kao najzahtevnije aspekte pozicije. Može da se dogodi da identifikujete samo jedan; više od dva ili tri ovakva aspekta ukazuju da niste odabrali najzahtevnije. Ovde se naznačuju i osnovni rizici na polju zdravlja i bezbednosti, kao i osnovne mere za predupređivanje istih.

  1. Kvalifikacije

U ovom delu beleže se znanje, veštine, iskustvo neophodno za kompetentno obavljanje posla, kako bi se postigli očekivani krajnji rezultati. Ovaj odeljak najčešće obuhvata sledeće informacije:

  1. a) Stručna sprema i sertifikati/licence
  2. b) Stručne kompetence (znanja, veštine, iskustvo)
  3. c) Poslovne i socijalne kompetence („soft“ znanja, veštine, iskustvo)
  4. d) Psihološke karakteristike, motivacija, interesovanja, sposobnosti

Ako pozicija zahteva specijalističke veštine ili ekspertizu u vezi sa naukom, projektima, menadžmentom, opišite:

- dubinu, širinu, ili nivo veštine ili ekspertize

- kvalifikacije koje su najvažnije i zašto

- kako se koriste veštine ili ekspertiza (diplome, godine iskustva itd.)

  1. Karijerni plan

U ovom delu se navode mogućnosti napredovanja sa određene pozicije na druge pozicije koje mogu biti na istom hijerarhijskom nivou ili višem.

  1. Dodatne informacije

Ovaj deo služi da se ukratko objasne svi aspekti posla koji nisu potpuno pokriveni prethodnim

delovima, a za koje mislite da su važni za potpuno razumevanje posla.

 

Marija Pavić

Direktor i HR konsultant

H.ART development center

www.hart.rs

Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli.

 

 

©2024 H.art development center doo. Sva prava zadrzava. | Politika privatnosti | Designed By A&M Programming and design
Kolačići nam olakšavaju pružanje naših usluga. Korišćenjem naših usluga dozvoljavate nam da koristimo kolačiće. | Politika privatnosti |
Ok