Publika u otporu
Sve je spremno: projektor, pointer, flipčart stalak, markeri, hemijske, sveske za učesnike, posluženje – sve je tu. Tu ste i Vi i oni – publika. Sve ste uradili po protokolu. Ipak nešto nedostaje. Oseća se neka lebdeća neprijatnost u prostoriji u kojoj treba da provedete dugih osam sati. Pitate se šta nedostaje? Nedostaje esencija svake prezentacije – POSVEĆENA publika.
Zašto publika nije posvećena?
Prvo pitanje koje možete postaviti sebi pre odlaska na samu prezentaciju, jeste koliko je publika zainteresovana za određenu temu. Šta je to što im je interesantno u okviru ove oblasti? Kakav benefit imaju od slušanja ove teme? Koliko će im koristiti i gde će moći da primene sadržaje o kojima slušaju po nekoliko sati (nekad i nekoliko dana)? Svakako, što je tema publici interesantnija, to je veća verovatnoća da uspete bez mnogo muke. To nije uvek slučaj, pa je poželjno da pronađete način koji će moći da utiče na povećanje nivoa zainteresovanosti.
Možete varirati nekoliko stvari – samu formu prezentacije (bilo da koristite Prezi, Power Point ili neki drugi program ili vizuelni materijal), ali i sam svoj nastup. Idealno je da na početku smislite šta ćete naglasiti – pomoćna sredstva ili sopstveni nastup ili ćete se igrati sa oba u toku prezentovanja, spram onoga što je potrebno publici. Važno je imati na umu da i preterana dinamika može uticati na gubljenje fokusa, zbog stvaranja konfuzije, što dovodi do pada motivacije za praćenjem i uključivanjem učesnika.
Jedan od faktora koji može uticati na pažnju publike je svakako nivo znanja o temi prezentacije. Zapitajte se koliko je osobi koja je imala priliku da sluša identičnu materiju nekoliko puta interesantno da to opet radi? A šta je sa onima koji su se našli u poziciji učesnika koji prvi put gledaju nešto što im je do tog trenutka predstavljalo nepoznanicu? Složićete se, odgovor nije uniforman, a imajte na umu da na prezentaciji uvek imate veći broj učesnika.
Kako da izbalansirate razlike u predznanju grupe? Pitajte publiku koliko im je tema poznata i vratite se korak nazad ukoliko je potrebno kako biste dali dodatna pojašnjenja. Ako vaši učesnici poseduju dosta znanja iz oblasti o kojoj govorite, trudite se da ih uključite i možda stavite u ulogu nekoga ko će Vam biti kolega prezenter onda kada je to moguće. Na taj način, smanjićete rizik da se pojedini učesnici osećaju „isključeno“.
Još jedan faktor koji može da utiče na njihovu posvećenost jesu očekivanja. Ovo može biti faktor koji često modulira i samo zadovoljstvo publike. Šta možete uraditi da proverite kakva su očekivanja publike? Evo nekoliko stvari. Jedna od njih jeste slanje pozivnog pisma, u kome dajete kratak opis sadržaja, dinamike i logističkih informacija o samom događaju. Na taj način povećavate verovatnoću da učesnici dođu sa realnim očekivanjima i da odu zadovoljni po završetku prezentacije. Sigurno će se desiti da, uprkos ovom pripremnom koraku, neko ipak ima drugačija očekivanja. Tada objasnite da bavljenje tom temom to nije bilo planirano, ali ukoliko se ostali slažu možete izdvojiti neki deo da prođete i kroz nju. Ukoliko procenite da to nije potreba i ostalih učesnika, onda imate opciju da se tokom pauze pozabavite time ili po završetku prezentacije, pod uslovom da imate odgovor. Ako to nije slučaj, onda je potpuno legitimno da kažete da Vam tema nije bliska, da nemate trenutno odgovor i da ćete nakon susreta poslati literaturu koja može pomoći ili možete uputiti učesnike na nekoga ko je u većoj meri upoznat sa željenim sadržajem.
Ne treba zaboraviti ni na trenutne okolnosti, koje često umeju da uzrokuju pad motivacije. Ako se pojavi otpor, proverite da li postoje dodatni faktori koji umanjuju nivo posvećenosti učesnika, kao što su trenutni obim posla, postojanje nekog poslovnog ili privatnog problema, prinudno učešće ili neupućenost učesnika o samom događaju. Uvažite te situacije uz, empatišite sa učesnicima i dozvolite da budu u „pasivnoj ulozi“, uz objašnjenje da oni koji se najviše uključe – najviše mogu i da dobiju. Ako ipak reše da pasivno učestvuju, prihvatite to. Jednostavno, nismo svi svakog dana podjednako spremni za svaku od aktivnosti sa kojima se susrećemo.
Šta još možete da uradite?
Podelite odgovornost. Svima je jasno da je za svaki uspešan odnos potrebno učešće svih strana – u našem slučaju publike i vas. Svima je cilj da nakon prezentacije odete zadovoljni i vi i vaši učesnici.
Bezuslovno prihvatanje publike. Jasno je da postoje velike individualne razlike između vaših učesnika. Nemoguće je da baš u svakoj situaciji svi odreaguju pozitivno na vaš rad, bez obzira na vašu besprekornu pripremu i impozantno iskustvo u držanju prezentacija. Nekad će se desiti da se publici ne dopadnete vi ili vaša prezentacija, uprkos sveobuhvatnoj pripremi. Tada je važno da prihvatite da svako ima prava na svoj izbor i da je u redu čak i da im se ne dopada što su tu gde jesu. Pokušajte da „uđete u njihove cipele“, kako biste ih bolje razumeli i lakše prihvatili njihovo negodovanje.
Budite fleksibilni. Priprema je ključ uspeha, o tome nema spora. Međutim, nekada je potrebno biti dovoljno „otvoren“ za sve one situacije koje možda niste inicijalno isplanirali, a mogu da se dese ili su se već desile. Što više praktičnog iskustva budete imali, to će vam biti lakše da se snađete u ovakvim situacijama. Imajte alternativno rešenje kao rezervu. Ukoliko ste skloni improvizaciji, možda je baš to trenutak da stvari preokrenete u svoju korist i uz pomoć publike kreirate idejno rešenje koje je win-win.
Ne odustajte! Jedna prezentacija koja nije ispunila očekivanja, bilo vaša, bilo vaše publike, ne znači da niste prava osoba za taj posao. Razmislite šta je moglo biti drugačije, setite se situacija kada ste vi sami bili u ulozi učesnika/posmatrača kako biste prevenirali potencijalne poteškoće. Na kraju krajeva, setite se da ipak ne možemo uticati na sve što nam se dešava. Na ono na šta možemo da utičemo, treba da utičemo. Ono što je van našeg polja delovanja, treba da prihvatimo kao takvo. Jer, kao što je rekao rimski dramaturg: Homo sum, humani nihil a me alienum puto (Čovek sam: ništa ljudsko nije mi strano).
